WhatsApp para Comunicaciones Internas: 10 Casos de Uso

En una época en que la experiencia de los empleados es cada vez más importante para el éxito de una empresa, la incapacidad de asegurar una comunicación interna sin fricciones puede tener efectos perjudiciales. Teniendo en cuenta el excepcional éxito de la mensajería instantánea en la gestión de las relaciones con los clientes, exploraremos una variedad de casos de uso para aprovechar WhatsApp para comunicaciones internas.

Comunicación con los Empleados: Más Importante Que Nunca

La comunicación organizativa eficiente siempre ha sido una preocupación.Aunque, hoy en día, cada vez lo es más, ya que los estudios continúan confirmando la correlación directa entre la felicidad de los empleados y la de los clientes. Además de eso, es conocido que la mala comunicación es una de las causas fundamentales de la desmotivación en el lugar de trabajo.

‍Se mire por donde se mire, la buena comunicación es importante.

Aún así, a pesar de todos los avances tecnológicos, cuando escuchamos "comunicaciones de los empleados", las primeras asociaciones no son necesariamente positivas.

Muchos lo asociamos con reuniones, cadenas de correo electrónico, newsletters de empresa, memorandos de RR.HH., complejas intranets...

¿Sabías que la gente tiende a descuidar, o incluso a evitar, la comunicación si ésta llega a través de un dispositivo o canal con el que no se sienten cómodos? Para una empresa, la molestia con el canal de comunicación interna puede suponer un grave problema. Ya sea para la satisfacción de los empleados como para el funcionamiento eficiente de los flujos de trabajo clave.

Atrás quedaron los tiempos en que sólo trabajábamos con ordenadores de sobremesa y dependíamos del correo electrónico. Hoy en día, estamos rodeados de tablets, smartphones, portátiles, ultraportátiles, blocs de notas, relojes inteligentes... tecnología a través de la cual exigimos inmediatez y comodidad.

¿Quieres asegurarte de que la información llegue y sea leída por tus empleados de manera oportuna?

¿Por qué no dejar que se comuniquen de la forma más natural posible?

Para la generación del Milenio que será el 75% de la fuerza laboral total en 2025, esa forma natural de comunicación es el chat.

De hecho, muchas aplicaciones orientadas al b2b se aprovecharon con éxito de la cultura del chat, creando una solución flexible que liberó las comunicaciones internas del escritorio...

¿Qué tiene WhatsApp que no tenga otro tipo de Comunicación Interna ?

Pero, ¿qué pasaría si no tuvieras que hacer que tus empleados se adapten a ningún nuevo canal, herramienta o intranet?¿Y si ese canal fuera algo que ya utilizan a diario?

Esta es la respuesta a la pregunta que encabeza esta sección. WhatsApp está familiarizado con ello.

Utilizada activamente por 1.600 millones de personas cada mes, es la app de mensajería más popular de la historia.

Por lo tanto, la mayoría de la gente usa la aplicación a diario y está íntimamente familiarizada con su interfaz.

El uso de la aplicación en las comunicaciones empresariales elimina el obstáculo de hacer que los empleados se adapten a un sistema desconocido.

De forma bastante inadvertida, garantiza que los mensajes recibidos se revisen de forma regular.

‍De hecho, desde el lanzamiento de WhatsApp Business API, muchas empresas se han centrado en utilizar la aplicación para reinventar su plan de comunicación interna en lugar de ofrecer atención al cliente.Esta tendencia la observamos principalmente en el comercio electrónico, los viajes y la hostelería y las industrias inmobiliarias.

Creemos que la integración de la API de WhatsApp Business en tu estrategia y políticas de comunicación interna puede impulsar el intercambio de conocimientos entre los empleados. Así como, forjar la colaboración, agilizar los complejos procesos de RRHH y fomentar una cultura empresarial positiva.

Cómo Utilizar WhatsApp Para La Comunicación Interna

Si bien los tipos de comunicaciones internas varian entre las industrias, así como estar fuertemente influenciadas por objetivos empresariales específicos, hemos identificado 10 casos de uso común en los que el uso de WhatsApp para la comunicación con los empleados puede realmente marcar la diferencia.

1. Proporcionar Apoyo Onboarding

Un ambiente de trabajo acelerado típico de cualquier empresa moderna hace que la efectividad de tus procesos de onboarding sea un desafío.

Sin embargo, es importante que te esfuerces. El primer mes del empleado es cuando se forman la mayoría de los hábitos y relaciones.Una incorporación exitosa debe educar, comprometer y asegurar el cumplimiento...

Pero, incluso si encuentras tiempo para repasar cada aspecto del trabajo, así como la historia y dirección de la compañía, está claro que mucha información simplemente no quedará retenida en tus nuevos empleados.Además, éstos, a menudo son tímidos para hacer preguntas "estúpidas" o preguntar de nuevo si olvidan alguna información.

Crear un bot de WhatsApp como elemento de apoyo en este proceso puede aliviar la mayor parte de esa presión. Imagina un asistente de onboarding que pueda proporcionar instantáneamente:

• Apoyo en relación con la documentación de RR.HH. necesaria (por ejemplo, asesoramiento sobre cómo rellenar formularios o explicaciones sobre cláusulas adicionales del contrato, como la propiedad intelectual, etc.)
• Información sobre la historia de la empresa/equipo, los valores, la misión y los objetivos actuales
• Información sobre la cultura, las políticas y las normas de conducta de la empresa
• Guías y apoyo para las herramientas digitales de la empresa, etc.

2. Enviar el Newsletter de la Empresa

Los newsletters no son nada nuevo.Durante años, se han usado para comunicar a los empleados lo que pasa dentro de la empresa como:

• Los nuevos objetivos de la empresa
• Visión general de la estrategia empresarial
• Nuevas contrataciones
• Innovaciones de productos/servicios
• Últimos éxitos, rendimiento y progreso general

Sin embargo, la comunicación por correo electrónico ha demostrado ser algo lenta y pasiva para la cultura "instantánea e interactiva" inducida por la tecnología.

El uso de WhatsApp para este tipo de comunicación interna no sólo garantiza una mayor tasa de apertura, sino que también ofrece oportunidades de interacción.

Por ejemplo, en una charla personal, un empleado puede solicitar más información sobre un tema determinado que el bot correspondiente puede proporcionar rápidamente. O bien, el newsletter puede enviarse a un chat de grupo de un departamento en particular creado por la empresa en el que los empleados pueden compartir sus opiniones e iniciar un debate.

3. Recopilar Feedback de los Empleados

El feedback es una parte importante para asegurar la satisfacción de los empleados.

Te permite identificar y resolver problemas antes de que se convierta en un problema más serio.

Por consiguiente, la recopilación de feedback relevante ayuda a mejorar la cultura de trabajo en general y, por defecto, a atraer el talento más adecuado. Sin embargo, obtener feedback no siempre es tan fácil, especialmente si tus empleados no trabajan (o muy raramente) en un escritorio.

Por ello, uno de los mejores usos de WhatsApp para la comunicación con los empleados es lanzar una encuesta de feedback que sea rápida y cómoda de completar.

4. Promocionar Talleres, Formación, Oportunidades de Seguimiento y Nuevas Aperturas

Si tu empresa tiene una cultura de organizar talleres y oportunidades de formación frecuentes o, mejor aún, de contratar a personas para gestionar los puestos de sus propias filas... WhatsApp es el canal perfecto para promocionar los eventos y las ofertas de trabajo, así como para recoger las inscripciones/solicitudes.

Los correos electrónicos a menudo se pasan por alto, se olvidan o se ven demasiado tarde para ser relevantes. Por otro lado, la mayoría de la gente comprueba los mensajes instantáneos a los pocos minutos de ser recibidos.

El uso de WhatsApp como principal canal de comunicación es una excelente forma de dar a conocer las oportunidades profesionales y educativas que puede ofrecer tu empresa. Ello se traduce en una disminución de la rotación de los empleados.

5. Proporcionar a Los Equipos Una Plataforma de Colaboración y Toma de Decisiones

Los chats son ahora una forma común de discutir asuntos importantes y tomar decisiones en lugar de hablar oralmente, especialmente aquellas que requieren una urgente toma de decisiones.

Tener todo por escrito también hace que el proceso y su resultado sea claro tanto para los empleados como para sus superiores.

A través de los grupos de WhatsApp o de los chats individuales, los empleados y los directivos pueden colaborar mejor en asuntos que requieren una acción rápida. Los empleados pueden recibir la información que necesitan con mayor rapidez.

Además, WhatsApp minimiza la necesidad de enviar varios correos electrónicos a diferentes contactos que también tardan más en responder.

Permitir que los empleados utilicen un canal de comunicación con el que se sientan cómodos es especialmente importante si trabajan a distancia o sobre el terreno y la comunicación cara a cara es imposible.

6. Fomentar Cultura de Empresa

WhatsApp para la comunicación interna no tiene por qué ser todo negocios. Al contrario, es una gran herramienta para ayudarte a sentar las bases de una cultura de empresa positiva.

Así que, además de recoger y escuchar los comentarios para que tus empleados se sientan atendidos, puedes utilizar el canal para:

• Enviar mensajes positivos/motivadores que unan a los equipos
• Expresar gratitud por un trabajo bien hecho
• Fomentar y promover eventos sociales relacionados y no relacionados con el trabajo (ventas de pasteles de caridad o eventos deportivos; concursos amistosos; construcción de equipos y así sucesivamente)
• Impulsar el compromiso de los empleados a través de pruebas y concursos

7. Digitalizar tu RRHH

Cuando se trata de RRHH, WhatsApp puede hacer mucho para acelerar las cosas. Puede convertirse en el robot de preguntas frecuentes sobre RRHH o en un canal que agilice el papeleo.

Por ejemplo, si todos en la empresa necesitan actualizar un formulario para RRHH, el chatbot puede entregar una copia de ese formulario, y recordar a las personas que no responden que lo firmen y lo entreguen a tiempo. Alternativamente, los empleados pueden usar el bot para comprobar sus días de vacaciones disponibles, en las próximas vacaciones y así sucesivamente.

8. Compartir Horarios/Planes De Turnos

Si el buen funcionamiento de tu empresa depende de una programación eficaz y de planes de turnos siempre cambiantes para los empleados de distintas ubicaciones, WhatsApp es la forma adecuada de mantener a todo el mundo organizado y actualizado.

La plataforma no solo le permite compartir la programación con todo el equipo, sino que también garantiza que los cambios de última hora se reciben y visualizan con rapidez.

9. Inscripción y Registro

¿Necesitas organizar o reunir un equipo de empleados para ayudarte a dirigir un evento o necesitas voluntarios para el proyecto más reciente o incluso una emergencia?

WhatsApp es la plataforma perfecta para enviar tu solicitud y permitir que los interesados se registren al instante usando la aplicación.

10. Alertas y Notificaciones

Guardamos el caso de uso más obvio para lo último.Independientemente de los objetivos de comunicación específicos del dominio... la mayoría de las empresas necesitan que sus empleados reciban alertas y notificaciones sobre clientes potenciales entrantes, envíos, informes, inventario, ventas, tráfico en línea, controles de seguridad y así sucesivamente...

La lista puede seguir y seguir.

Las notificaciones push de WhatsApp garantizan que sus empleados reciban la información en cualquier lugar en el que se encuentren, en tiempo real.Esto hace que la solución API de WhatsApp sea un activo para las personas que trabajan en este campo, como los agentes inmobiliarios.

Ahorra tiempo y dinero a tu empresa al inventar tu propio sistema de comunicación interna o dedicando tiempo a enseñar a tus empleados a utilizarlo.

¿Es WhatsApp Adecuado Para tu Estrategia de Comunicación Interna?

Para decidir si WhatsApp Business API es el canal de comunicación con los empleados adecuado para su empresa, debes tener en cuenta, principalmente, el nivel de adopción de la aplicación en el país en el que operas.Aunque WhatsApp es la aplicación de mensajería más utilizada en el mundo, presente en 180 países, el nivel de adopciones varía localmente.

Por ejemplo, WhatsApp está muy extendido en toda Sudamérica, México, la mayoría de los países africanos, India, Arabia Saudí y, cuando se trata de Europa, en el Reino Unido, España, Alemania, Italia, Países Bajos, etc... Por el contrario, la app no es tan popular en Estados Unidos (todavía).

Otro factor a considerar es la complejidad de tus comunicaciones internas.

WhatsApp es rápido y omnipresente, pero si necesitas una solución más compleja para tu oficina que, por ejemplo, permita realizar llamadas de conferencia en grupo, puedes considerar la posibilidad de utilizar Slack o un servicio similar.

¿Hay Alguna Preocupación Sobre WhatsApp Para Comunicaciones InternaS?

La característica favorita de WhatsApp ha sido la encriptación de las conversaciones de principio a fin, que garantiza la privacidad de las comunicaciones de tu empresa.

Sin embargo, las conversaciones en WhatsApp tienen un efecto de puente sobre la vida personal de los empleados y, por tanto, tienen un carácter informal. Si no se gestiona adecuadamente, puede convertirse en una fuente seria de conflictos.

¿Qué hacer?

Es fundamental que sus políticas de mensajería sobre lo que es aceptable y lo que no lo es estén perfectamente claras. Por ejemplo, estas políticas pueden incluir cláusulas de no acoso y no intimidación o cualquier otra política que también se aplique a las comunicaciones por correo electrónico, Internet y redes sociales.

Tus empleados deben ser conscientes de que el incumplimiento de estas políticas es tan grave en una aplicación de mensajería como lo sería en la oficina física o en los correos electrónicos de la empresa y puede dar lugar a procedimientos disciplinarios.

Además, los directivos también deben entender que hay casos en los que se debe usar WhatsApp y otros en los que no. Por ejemplo, señalar los problemas de rendimiento de un empleado a todos los miembros de un departamento o equipo del grupo WhatsApp no es apropiado y puede dañar la moral general.

¿Cómo empezar?

WhatsApp Business API ofrece todo un mundo de posibilidades para tus comunicaciones internas.Si aún no tienes acceso a la API y no sabes muy bien por dónde empezar... puedes obtener más información sobre cómo solicitar la API de WhatsApp, cómo crear mensajes de plantillas de WhatsApp así como crear un bot de WhatsApp y lanzar campañas de WhatsApp sin necesidad de utilizar nuestros recursos.

Sin embargo, si ya tienes acceso o ya has decidido que WhatsApp es para ti, pónte en contacto con nosotros para saber cómo puede ayudarte la solución Landbot a alcanzar tus objetivos de comunicación de WhatsApp.

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