WhatsApp en Educación: Top 18 Casos de Uso para Aprovechar la API

WhatsApp en Educación: Top 18 Casos de Uso para Aprovechar la API

¿Puede WhatsApp en educación marcar la diferencia, ya sea en el aprendizaje o en su gestión?

La educación no está exenta de la revolución de la comunicación que está cambiando nuestra vida personal y profesional.

La comunicación digital es cada vez más popular entre estudiantes, profesores y estudiantes; las instituciones educativas y su personal, así como las instituciones y las perspectivas potenciales. Es por ello, que, analizaremos diversos casos de uso para WhatsApp en educación.

Lentamente, los canales tradicionales como páginas web y correos electrónicos se han visto eclipsados por las redes sociales. Hoy en día, éstas, están perdiendo ritmo frente a las aplicaciones de mensajería.

La tecnología móvil se usa cada vez más en la gestión y el aprendizaje en instituciones educativas de todo el mundo. Ofrece a los estudiantes mayores opciones y oportunidades en el contexto del aprendizaje tanto online como offline. De hecho, si haces una pequeña búsqueda online, observaras que usar WhatsApp en educación no es precisamente una novedad.

Entonces, ¿por qué hablar de ello ahora?

La respuesta es sencilla: WhatsApp Business API.

La API oficial permite a las instituciones educativas, privadas o públicas, tener el control. Con el control y la legitimidad del canal de comunicación como herramienta de negocio, vienen infinitas posibilidades.

Por lo tanto, este artículo analizará y ofrecerá ejemplos prácticos del uso y gestión de WhatsApp en educación en 3 áreas clave:


WhatsApp Para el Marketing Educacional


Debido a la competencia impulsada por la aparición de opciones de educación online, las instituciones educativas se vieron obligadas a evolucionar.

Los establecimientos que antes eran puramente financiados por el gobierno y que existían fuera del mercado de consumo comenzaron a aceptar el espíritu empresarial. Así como, sus prácticas comerciales para sobrevivir y prosperar.

Hoy en día, la gente no tiene problemas para percibir y tratar la educación como cualquier otro mercado, exigiendo experiencias de usuarios y clientes dignas de su tiempo, dinero y atención.

Y así, como cualquier otro negocio, las instituciones y agencias educativas tienen que comercializar su marca.

Las estrategias de marketing para las instituciones educativas se han vuelto más y más competitivas y complejas con el tiempo. Por ejemplo, las estrategias de marketing de las universidades suelen estar limitadas por restricciones presupuestarias y, como si esto fuera poco, tienen que dirigirse a un público completamente nuevo (estudiantes y padres).

Los estudiantes, padres y tutores recorren internet buscando información comprobando todo, desde webs oficiales hasta redes sociales y las opiniones de los compañeros. Con casi todos los jugadores teniendo una fuerte presencia en la web, es difícil sobresalir…

Whatsapp Business API proporciona a las instituciones educativas un nuevo canal de comunicación. Y, a diferencia del resto, es mucho más personal, está mucho menos saturado y ofrece un importante soporte para estudiantes.

A continuación presentamos 18 posibles casos de uso de WhatsApp para el marketing educativo y la generación de leads

1. Generación de Leads


Si bien la mensajería instantánea es un canal de comunicación bastante conocido, no muchas instituciones han aprovechado todo su potencial para captar estudiantes.

Los futuros estudiantes y sus padres que se ven inundados con mensajes de marketing en internet y en los medios de comunicación social están hambrientos de conexiones más humanas proporcionadas a través de una comunicación directa y bidireccional.

La intimidad y la conveniencia de la mensajería instantánea la convierten en el método perfecto para obtener y compartir información.

En lugar de utilizar las páginas de destino (landing pages), anuncios online e incluso folletos para conseguir que los posibles alumnos intercambien sus emails por contenido electrónico como descripciones de cursos y planes de estudio, ¿por qué no redirigirlos a WhatsApp?

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Así, en lugar de correo electrónico, terminarás con un número de teléfono y acceso a los leads en un canal que revisan varias veces al día. De tal modo, esto te permitirá generar y trabajar tus leads de forma efectiva.

2. Cualificación de Leads


El siguiente paso después de la adquisición de leads es la cualificación.

¿Quién es esta persona? ¿Estudiante? ¿Padre? ¿Asesor de estudiantes? ¿Dónde están en el funnel de adquisición? ¿Ya tienen un curso en mente? ¿Todavía están indecisos? ¿Han oído hablar de tu institución/centro/agencia (tal vez incluso ya han hecho un curso en tu centro) ya o es la primera vez?

En circunstancias normales, sería necesario un formulario online o un agente para obtener esta información. La API de WhatsApp te permite crear un efectivo bot mediante una interfaz natural para tus leads mientras los libera del escritorio.

Pero eso no es todo. Los bots, al ser de naturaleza conversacional, reaccionan a las entradas de datos en tiempo real, permitiéndote personalizar cada experiencia individual dependiendo de las respuestas proporcionadas.

De esta manera, te aseguras de no perder el tiempo de nadie con información que ya conocen, asegurando la relevancia y la eficiencia.

3. Campañas de Engagement


A veces los clientes potenciales no están listos para convertirse en clientes todavía… Sin embargo, no debes descartarlos. Después de todo, han mostrado interés en tu producto, ya sea un curso, talleres o un título completo.

Puedes utilizar WhatsApp para mantenerte en contacto o enviar actualizaciones periódicas. Ya sean eventos, noticias y novedades o para mantener vivo su interés con contenidos de calidad.

Esta es tu oportunidad para ser creativo y mantener tus clientes potenciales interesados de forma más instantánea y personalizada de lo que las campañas de marketing en redes sociales podrían ofrecerte.

HeyPatch, una escuela de idiomas online, llevó a cabo una campaña de engagement de WhatsApp que enviaba a los clientes potenciales divertidos desafíos semanales. Si los usuarios los completaban con éxito, desbloqueaban una sesión de conversación gratuita con uno de sus profesores nativos.

Esto ayudaba a la escuela a mantener a los clientes potenciales activos y a recordarles las ventajas de estudiar con ellos

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4. Retención de Clientes & Gestión de Relaciones


El sector de la educación, como cualquier otro ámbito empresarial, tiene que lidiar y tratar de minimizar la pérdida de clientes. WhatsApp en educación puede ayudar.

Por lo tanto, el marketing relacional se presenta como algo esencial. Ya que ayuda a desarrollar conexiones significativas necesarias para la retención y la lealtad.

Estudios de mercado demuestran que la variable más poderosa en la retención de estudiantes es la calidad de los servicios de la institución.

La calidad percibida también influye considerablemente en muchos aspectos de la lealtad, como el valor recibido, la confianza y el compromiso emocional.

Sin embargo, la calidad no puede medirse solo por estándares objetivos, sino también por que los estudiantes perciben como «calidad».

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Usar WhatsApp para gestionar las relaciones con los estudiantes y, por tanto, la retención, permite ofrecer servicios personalizados a escala. Además, garantiza que los estudiantes sientan una «presencia» constante en un canal líder.

Por ejemplo, el uso de WhatsApp en la educación, ya sea para universitarios o en educación superior puede ayudar.

Ya sea, evitando el abandono escolar, al permitir controlar a los estudiantes con regularidad. O bien, mantenerlos actualizados y comprometidos con acontecimientos. De ése modo, no tienen que esforzarse por involucrarse más o por conocer las oportunidades adicionales y el apoyo disponible.

5. Re-Engagement Post-Estudio


El papel del marketing no termina una vez que tus clientes completan con éxito el curso o taller.

Tus ex-alumnos son tus mejores embajadores. Sus éxitos representan los resultados reales de sus esfuerzos educativos. Lo que enseñas o cómo lo enseñas no hace ninguna diferencia.

No importa si obtuvieron un título en tu organización, completaron un curso, aprendieron un idioma extranjero o adquirieron un conjunto de habilidades manuales…

El compromiso constante y cercano con ellos puede ayudarte:

  • Asegurar que los clientes regresan
  • Apoyar a los estudiantes actuales (prácticas, tutoría, asesoramiento profesional)
  • Mejorar la calidad de la enseñanza (feedback)
  • Mejorar tu perfil (marketing boca-boca)
  • Recaudar apoyo financiero (donaciones o networking)

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WhatsApp también facilita la tarea de mantener a los ex-alumnos al día con los eventos en los que se han involucrado.

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WhatsApp para la Gestión Educativa


Las organizaciones/centros/instituciones/organismos educativos online o tradicionales, suelen gestionar complejos procesos administrativos.

Sin ellos, nada de la enseñanza y el aprendizaje que tiene lugar en el aula podría tener lugar.

La integración de WhatsApp Business API permite a las organizaciones educativas de todo tipo no sólo digitalizar la mayor parte del proceso clave, sino hacerlo de forma actual, cómoda y natural.

6. Proceso de Aplicación


La parte administrativa del proceso de solicitud puede ser agotadora. Tanto para tu personal como para futuros estudiantes. Además, los procesos en papel son muy largos y mucho más propensos a errores.

Las instituciones de formación y enseñanza superior pueden utilizar WhatsApp en educación para mantener a los solicitantes al día sobre el estado de su solicitud, solicitar instantáneamente información o programar entrevistas personales cuando sea necesario.

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Las organizaciones más pequeñas, como los centros de enseñanza de idiomas, pueden incluso utilizarlo para evaluar eficazmente el nivel de los solicitantes.

Por ejemplo pidiéndoles responder a algunas preguntas y que envíen una grabación de voz de su pronunciación a través de WhatsApp, enviándola automáticamente al profesor correspondiente para su consideración.
Esto agiliza el proceso y ahorra tiempo tanto al solicitante como al profesor.

7. Inscripción & Matrícula


Una vez que una solicitud es aprobada, aquí viene el proceso de inscripción.

La inscripción de estudiantes puede ser increíblemente estresante. La mayoría de las veces, todos los recién llegados necesitan ser procesados e inscritos en un corto período de tiempo antes del curso.

WhatsApp puede simplificar el proceso permitiendo a los estudiantes enviar información y copias de los documentos.

Todo a través de una conversación con el bot de WhatsApp!

Que puede almacenar rápidamente la información enviada en una base de datos, intranet o una hoja de cálculo de Google.

8. Servicios de Asistencia al Estudiante y Preguntas Frecuentes


A lo largo del curso, tus estudiantes o asistentes al taller necesitan apoyo con una gran cantidad de temas.

Puede tratarse de cualquier cosa, desde cuestiones legales y administrativas hasta cuestiones relacionadas con el alojamiento, la salud y las finanzas.

La API de WhatsApp ayuda a eliminar puntos de fricción innecesarios.

¿Cómo? Permitiendo a los estudiantes obtener respuestas básicas a las preguntas frecuentes y asistencia instantánea utilizando la aplicación de mensajería donde y cuando sea.

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Un chatbot puede ocuparse de responder a las preguntas básicas e inquietudes sobre cursos, visas, matrículas, pagos, ayuda financiera, exámenes, certificados, asesoramiento, consejos de carrera, etc…

La ventaja con el chatbot de WhatsApp es que, en caso de que el tema sea demasiado complejo y el bot no pueda ayudar al alumno, puedes configurar el sistema para «trasladar la conversación a un agente humano».

Eso significa que uno de tus empleados se encargará del hilo de la conversación y dará soporte. Alternativamente, si ningún miembro del personal está disponible, el bot puede ofrecer al estudiante programar una reunión o una llamada.

9. Actualizaciones de los Horarios


La programación es uno de los mayores inconvenientes de las instituciones educativas. Los horarios deben funcionar para los estudiantes, los profesores y (si el estudio se realiza offline) las localizaciones disponibles.
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WhatsApp no sólo es una excelente forma de compartir el programa del curso.

También permite enviar actualizaciones instantáneas sobre cambios repentinos, cancelaciones o asuntos de reprogramación.

Es mucho más probable que un estudiante medio compruebe sus mensajes instantáneos que el correo electrónico. Esto convierte a WhatsApp en el canal perfecto para ofrecer información de última hora.

10. Anuncios & Notificaciones


Los HSMs (Highly Structured Messages) de WhatsApp, o “Mensajes Altamente Estructurados”, hacen de la aplicación un canal perfecto para compartir noticias y anuncios.
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Puedes utilizar los mensajes para promover eventos sociales y académicos; talleres puntuales; nuevos cursos; historias de éxito de estudiantes/profesores/organizaciones. O también, para informar al personal o a los estudiantes sobre asuntos importantes.

11. Extracurriculares & Clubes


En la sección sobre comercialización educativa, mencionamos la importancia de gestionar la relación estudiante-proveedor. Y también como satisfacer las percepciones individuales de calidad de los estudiantes.

El aspecto social de la experiencia educativa es una parte importante de esa ecuación.

Hay dos formas de utilizar WhatsApp en la educación para impulsar la participación en clubes y actividades extracurriculares:

    • (Interactivas) notificaciones
    • Chats de Grupo

Las notificaciones mantienen a tus estudiantes informados de novedades o eventos, de manera rápida y eficiente. Además, podrás usar los mensajes programados para aumentar el interés, ya que cualquiera de ellos puede ser seguido por un bot.

Esto te permite jugar hasta con la información más simple.
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Por otro lado, la API de WhatsApp Business permite a TU organización crear chats de grupo oficiales para diferentes grupos de estudiantes. Es perfecto para organizar reuniones de club y crear un sentido de comunidad.

Dado que tu eliges al administrador del grupo al crearlo, puedes asegurarte que ésta sea una persona responsable que haga cumplir las normas.

12. Inscripciones, Registros & Cancelaciones


Ya hemos mencionado que se puede utilizar fácilmente WhatsApp para lanzar diferentes tipos de anuncios. Sin embargo, si anuncias eventos que requieren un registro o inscripción, puedes llevar las cosas un poco más lejos.

Los estudiantes interesados pueden simplemente responder para reservar plaza en una conferencia o en un webinar… Por otro lado, la respuesta podría activar un bot para recoger la información de registro necesaria por ejemplo.

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Mejor aún, WhatsApp también facilita la verificación de la asistencia y la identificación de los no-shows. Un simple mensaje de confirmación de asistencia y la facilidad de enviarla eliminará las ausencias. Por lo tanto, te permitirá anunciar plazas de última hora para otros que puedan estar interesados.

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13. Recopilación de Feedback


No es un secreto que la recolección de información es la mejor manera de asegurar la satisfacción del cliente, así como identificar los puntos de dificultad.

Sin embargo, no mucha gente encuentra tiempo para completar las encuestas. Por lo tanto, si quieres que a alguien le importe, tu encuesta debe facilitar al máximo sus contenidos.
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Gracias a la posibilidad de crear robots de chat, puedes realizar la encuesta fácilmente a través de WhatsApp.

El bot puede recopilar las respuestas como parte de un chat natural y llevarlas a una base de datos o una hoja de cálculo.

De este modo, tus alumnos pueden responder a la encuesta en cualquier lugar y en cualquier momento, mientras esperan el autobús o toman un café.


WhatsApp para la Enseñanza y el Aprendizaje


Por último, pero no por ello menos importante, la API de WhatsApp puede marcar la diferencia en la enseñanza y el aprendizaje.

De hecho, el uso de WhatsApp en el aula para ayudar al proceso educativo no es nada nuevo. Dado que los teléfonos móviles inteligentes están tan extendidos, los profesores lo han estado haciendo a pequeña escala mucho antes de que existiera el API de WhatsApp Business.

Tanto las aulas tradicionales como los cursos online están empezando a incorporar cada vez más las tecnologías móviles. Esta tendencia se perpetúa gracias a efectos positivos como el aumento de la cooperación, la colaboración y una mejor atmósfera social.

A continuación se describen las distintas formas de utilizar WhatsApp para mejorar el aprendizaje y la comunicación a lo largo del proceso de aprendizaje.

14. Comunicaciones del Curso – Notificaciones


Uno de los casos de uso más comunes de WhatsApp para la educación ha sido la comunicación con los estudiantes.

  • Enviar información
  • Dirigir la clase
  • Ayudar a los estudiantes a mantenerse al día

Esta comunicación ha demostrado que ahorra mucho tiempo, ya que de otra manera se habría gastado en tratar de comunicarse a través de otros medios -más lentos- y así aumentar la eficiencia.

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Con WhatsApp Business API, esta aplicación puede utilizarse a nivel organizativo, no sólo dentro de las aulas individuales y a través de grupos creados de forma privada.

El control organizativo de dicha comunicación puede:

  • Reforzar la eficiencia
  • Mejorar el aprendizaje
  • Motivar a los estudiantes en sus estudios, ya que es más probable que estén al día y preparados para el qué, cuándo y dónde de las lecciones individuales.

Además, con la participación de la escuela/organización en el grupo y la gestión de notificaciones push, puedes evitar los desafíos comunes que implica WhatsApp for learning, entre los que se incluyen:

  • Las expectativas poco realistas de los estudiantes sobre la disponibilidad del profesor (por ejemplo, el bot puede responder o dirigir a los estudiantes fuera del horario de trabajo).
  • Posible comportamiento o lenguaje inapropiado debido a la informalidad del canal.

15. Accesibilidad a los Materiales de Aprendizaje


Uno de los retos comunes en la educación es la accesibilidad desigual a los materiales.

Y, tal como se indica en el ejemplo anterior, con la API de WhatsApp, los profesores y catedráticos pueden utilizar los chats oficiales de los cursos/clases para mejorar la accesibilidad a los materiales de aprendizaje.

Y así, por defecto, el rendimiento de las actividades de aprendizaje.

WhatsApp permite enviar URLs, imágenes, vídeos, audios y documentos sin problemas en el aula, pero también a nivel institucional.

16. Construcción de la Comunidad (Fomentar la Atmósfera Social)


Si bien las notificaciones de HSM también son relevantes para mejorar la experiencia de aprendizaje en los casos mencionados anteriormente, no podemos olvidarnos del poder de las charlas de grupo.

Crear una atmósfera social positiva y una dinámica de grupo puede ser perjudicial para el éxito del proceso de aprendizaje.

En otras palabras, los estudiantes que se sienten incómodos o desconectados del grupo pueden experimentar dificultades de aprendizaje.

Los educadores pueden aprovechar el aspecto cómodo y familiar de los chats grupales de WhatsApp en educación para proporcionar a los estudiantes un espacio seguro para expresarse.

Se ha demostrado que estos grupos permiten conocer más a fondo a los compañeros y al profesor. Y, las conexiones más profundas tienen un efecto positivo en la forma de conversar.

Por ejemplo, es probable que los estudiantes hicieran más preguntas y expresaran sus preocupaciones).

Otro ejemplo, una aplicación de aprendizaje de inglés potenciada por la IA (Inteligencia Artificial) china utiliza chats de grupo de aplicaciones de mensajería para añadir valor a sus lecciones a través del aprendizaje comunitario.

Se pide a los estudiantes que se unan a un grupo de chat del curso. Allí, el instructor ofrece al grupo una nueva actividad…

Esta puede ser estudiar la letra de una canción, hacer entrevistas simuladas o juegos como Word Snake (véase más abajo). La empresa señaló que gracias a los grupos muchos de sus estudiantes terminaron conociéndose en el mundo real!

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Un estudio sobre Mensajería Instantánea Móvil entre Profesores y Estudiantes published by the Journal of Information Technology Education publicado por el Journal of Information Technology Education en 2014 documentó una serie de efectos sociales positivos de los grupos educativos WhatsApp.

Algunos encuestados (profesores) hicieron observaciones como:

“Aprendo mucho sobre mis estudiantes, qué les molesta, qué les ayuda, cuáles son las áreas en las que sobresalen… quién responde agresivamente y quién es equilibrado; me ayudó a conocerlos mejor.”

“El grupo se volvió muy divertido, los estudiantes suben cosas divertidas… y yo también subo cosas personales… crea una sensación de diversión en la clase.”

“Uno de los grupos que empecé a enseñar empezó el año con estudiantes que no tenían nada en común y muchos conflictos sociales. Establecer un grupo de WhatsApp y animar al grupo a participar en él, contribuyó a crear una atmósfera positiva en esa clase.

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17. Trabajo en Equipo


Otra gran forma de aprovechar WhatsApp en la educación y para el aprendizaje es utilizar el chat en grupo para establecer una cultura de trabajo en equipo y promover la colaboración de los estudiantes.

La creación de un diálogo entre los estudiantes les permite compartir información con el profesor, así como entre ellos mismos, y así trabajar en equipo.

La colaboración se produce cuando los estudiantes empiezan a ayudarse mutuamente. Ya sea, respondiendo a las preguntas de los demás y/o compartiendo descubrimientos.

Por lo tanto, limitar la disponibilidad de los profesores dentro del grupo no sólo respeta sus horas de trabajo. También alimenta el trabajo en equipo, ya que es probable que otros estudiantes ayuden cuando el profesor no responde.

18. Cuestionarios/Desafíos Diarios


La implementación de bots de WhatsApp ayuda a mantener a tus estudiantes alerta. Mediante el lanzamiento automático de pruebas o pequeños retos diarios, y, especialmente, si se trata de cursos voluntarios en línea.

De esta manera, puedes asegurarte de que los estudiantes sigan comprometidos. Y a la vez, mejorar la percepción de la calidad y el valor de tus cursos.


Claro, ¿pero la API de WhatsApp Business no es innecesariamente complicada?


¿Por qué hacer uso de la API? ¿Vale la pena que tus profesores puedan crear grupos privados y enviar mensajes masivos cuando sea necesario, y de forma individual?

En pocas palabras, sí. El uso personal de WhatsApp no permite a tu institución/agencia o centro educativo aprovechar las ventajas de WhatsApp más allá de una sola aula.

Además, en tales circunstancias, no tienes el control y, por lo tanto, no puedes utilizar la aplicación con fines de marketing. Tampoco podrás usar WhatsApp como parte de tus servicios oficiales de administración/gestión/enseñanza.

Y, aunque «API» (Application Programming Interface) pueda parecer complejo, hay proveedores que ayudan a simplificar el proceso ofreciendo soluciones más intuitivas y sin código.

Por ejemplo, con la solución API de WhatsApp de Landbot, puedes:

  • Lanzar y enviar campañas de WhatsApp (mensajes HSM) a públicos seleccionados (estudiantes o profesores) mediante un sencillo panel de control sin código.
  • Crear bots de chat de WhatsApp mediante una sencilla interfaz de arrastrar y soltar;
  • Gestionar (o dejar que varios miembros del personal gestionen) todos los chats en curso desde un dashboard centralizado

Por lo tanto, la solución da poder a tu organización, a los educadores y/o administradores. El personal designado es libre de dirigir y gestionar sus propias comunicaciones en persona cuando sea necesario.

Por tanto, tanto si planeas utilizar WhatsApp en el ámbito educativo como una nueva herramienta para tu estrategia de marketing digital, como si lo utilizas para reinventar tus procesos de gestión y administración, o aprovechar la aplicación como parte del propio proceso educativo, la API te permite mantener el control y gestionar todos los procesos a escala.

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Barbora Jassova
barbora.jassova@landbot.io