Uno de los principales impactos de la pandemia en el panorama de la comercialización fue el renacimiento de los seminarios web. De la noche a la mañana, esta estrategia de difusión educativa alcanzó el estatus de "más buscado" en el ámbito del marketing digital. Sin embargo, con el renacimiento de los webinars vino la demanda urgente de una mejor comercialización de los webinars. Así que, como se menciona en nuestro Ultimate Webinar Marketing Playbook, este tutorial te enseñará a construir un chatbot de registro de webinar con un solo clic.
¿Qué es un Chatbot de Registro de Webinar?
Un bot o chatbot de registro de webinar es un software de conversación que permite el registro del usuario en el webinar con un número mínimo de pasos por parte del participante. Dicho chatbot puede desplegarse en la web, WhatsApp, Facebook Messenger u otros canales de aplicaciones de mensajería.
¿Por qué optar por un bot de registro de webinars?
Adquirir clientes potenciales no es una tarea fácil.
Las investigaciones han demostrado que la velocidad y la simplicidad son absolutamente esenciales cuando se trata de captar y anclar la atención del prospecto.
☝️ Una Solución Para Todos
Los chatbots son conocidos por su capacidad de respuesta en tiempo real. Es precisamente esta característica la que te permite crear un único bot capaz de atender a una variedad de segmentos.
Por ejemplo, un bot de registro puede identificar cuando una persona ya está en tu lista de correo y así saludarla por su nombre y proceder a inscribirla sin hacer preguntas como "nombre" y "correo electrónico" de nuevo. Sin embargo, si falta esta información, el bot sabrá preguntar antes de seguir adelante.
☝️ Ventajas Más Allá del Registro
Otra gran ventaja de un bot de registro es su capacidad de realizar múltiples tareas.
Por ejemplo, un chatbot puede ofrecer a los posibles participantes la posibilidad de aprender más sobre tu empresa y tu webinar antes de comprometerse a registrarse. Los que deseen más información quedarán satisfechos y los que no, no se molestarán por ello, dando a cada grupo una experiencia basada en su preferencia.
Mostrar esta información en una página de inscripción estática o en un formulario de inscripción puede resultar en una interfaz innecesariamente desordenada. Además, no hay espacio para la personalización en tiempo real.
☝️ Automatización con un toque "Humano"
A medida que tu negocio crece, también lo hace la necesidad de automatización de todos los procesos, incluyendo la comercialización. Sin embargo, la automatización de la comercialización a menudo se hace a expensas de la personalización y el toque humano.
Los chatbots han ganado popularidad principalmente porque la mensajería se siente natural y, sobre todo, humana, al mismo tiempo que se mantiene a la par de los requisitos de automatización.
Es decir, mientras tu prospecto disfruta de una conversación, entre bastidores el bot está creando nuevos participantes en Zoom, registrando la información en tu CRM, y decenas de otras tareas que de otra manera habrían retrasado el proceso.
Cómo Construir tu Propio Robot de Registro de Webinar (Sin Código)
Voy a mostrarte cómo crear un bot de registro de webinar de forma rápida y eficiente usando una plantilla de flujo de adquisición prediseñada en el constructor de chatbot Landbot.Así que, sin más preámbulos, ¡vamos a ello!
1. Registrarse o acceder al Dashboard
NOTA: Si aún no tienes una cuenta Landbot debes registrarte. Es gratis (no se requiere información de la tarjeta de crédito) y viene con una prueba gratis de 5 días.
Desde el tablero principal, haz clic en "Build a Chatbot" en la esquina superior derecha. A continuación, selecciona el canal designado, en este caso, la web.
Después de eso, serás redirigido a la biblioteca de plantillas.
En lugar de hacer click en “Start from Scratch” (Empezar desde cero), dirígete a las plantillas, y busca una llamada “Webinar Acquisition” y haz clic en “Use This”.
NOTA: Si quieres tener una idea de cómo funciona esta plantilla, haz clic en el icono del ojo para ver una vista previa.
2. Familiarízate con la plantilla
Una vez dentro del builder, tendrás una visión general de la plantilla que vas a personalizar.
La plantilla de adquisición del webinar está organizada en bricks (grupos) para una mejor supervisión.El flujo principal incluye:
- Registro en la plataforma Zoom
- Tracking GA (Google Analytics)
- Integración con Airtable
- Bloque final
- Referencia
Mientras que el flujo de apoyo tiene dos secciones:
- Persuasión
- Equipo de contacto
Siéntete libre de inspeccionar el interior de cada ladrillo para comprender mejor el proceso. Te ayudará a aclarar tus ideas, así como a determinar si hay bloques o bricks que no necesitarás.
3. Personaliza Tu Mensaje De Bienvenida
Ahora el primer paso de personalización es bastante simple.
Sólo personaliza el bloque de bienvenida prediseñado para que se ajuste a tu escenario de webinar.
Además, si es la primera vez, el mensaje de bienvenida es una gran manera de aprender más sobre el funcionamiento de la interfaz del constructor. Mira el siguiente ejemplo:
En resumen, el mensaje de bienvenida puede ser tan largo o tan corto como desees. Puede incluir un gif, una imagen o incluso un vídeo. Realmente depende de lo que mejor se adapte a tu público objetivo.
Sin embargo, la información básica que el mensaje de bienvenida de tu bot de registro de webinar debe proporcionar incluye:
- Título del webinar
- Hora y fecha
- Información sobre el precio (sea o no gratuito)
4. Configurar la Integración de Zoom
Pasa el cursor sobre el brick del Zoom para que aparezca el botón de edición.
Haz clic en “Edit this Brick” para acceder al grupo de bloques.
Una vez dentro, podrás ver la anatomía del brick de Zoom:
Verás que los bloques iniciales son Conditions (Condiciones).
Sirven para diferenciar entre los prospectos cuyos detalles ya tienes y los que son totalmente nuevos.
En pocas palabras, la primera condición hace que el bot compruebe si tienes el nombre de usuario. Si el bot nota que falta el nombre, pasa a pedir esta información al nuevo prospecto.
La siguiente condición vuelve a pedir al bot que compruebe si existe una dirección de correo electrónico para este usuario. Si no la hay, el bot procede a pedirla.
No es necesario modificar el nombre y los bloques de preguntas del correo electrónico. (Eso es a menos que necesite traducir el texto o ajustar el tono al de su audiencia).
Después de que el bot está seguro de tener los dos datos clave del prospecto, continúa registrando al usuario para tu webinar en Zoom, usando un webhook.
Ahora es el momento de interferir. Necesitas emparejar el webhook con tu propia cuenta de Zoom y el webinar.
En primer lugar, necesitas personalizar la URL en el campo URL & Method.Cuando abras el webhook por primera vez e inspecciones la URL, notarás que el formato es el siguiente:
https://api.zoom.us/v2/webinars/webinar_ID/registrants
Aquí, todo lo que necesitas hacer es ir a tu cuenta de Zoom y reemplazar el webinar_ID con el ID del webinar real:
- Ve a tu cuenta de Zoom
- Haz clic en “Webinars”
- Selecciona el webinar al que quieres conectarte
- Copia el ID del webinar en la URL reemplazando "webinar_ID" sin espacios
La URL ajustada se verá así:
https://api.zoom.us/v2/webinars/85381623764/registrants
A continuación, pasar a la sección "Personalizar los encabezamientos" de la configuración del webhook.
Deja el campo “Content-Type” tal cual. El campo al que debes prestar atención es el segundo campo “Authorisation” donde deberás reemplazar “YOUR_API_KEY” con la verdadera clave de la API.Para recuperar tu clave de la API de Zoom. Puede parecer un poco complejo, pero si sigues estos pasos, es bastante fácil:
- Entra en https://marketplace.zoom.us/
- En la esquina superior derecha haz clic en “Develop” y selecciona “Build App”
- Si es la primera vez que configuras la API de Zoom, haz clic en “Create” en el bloque JWT; Siguiente, en la sección “Information” rellena la “Basic Information” y la de “Developer Contact Information” y haz clic en “Continue”
- Aquí, en la sección “App Credentials”, tendrás acceso a tus datos de la API. Por favor, no tengas en cuenta tu clave de la API, en la sección 'API Secret', así como el de la sección de token de chat llamado IM Chat History Token. En su lugar, haz clic en “View JWT Token”
- Primero, selecciona el tiempo de caducidad de tu token
- Entonces, simplemente copia el testigo en el bloque del webhook de Landbot reemplazando “YOUR_API_KEY” (mantén la palabra "Bearer" seguida de un espacio delante del JWT, de lo contrario el webhook no funcionará)
Eso es todo en términos del acceso a la API de tu webinar de Zoom. Todo lo que queda por hacer ahora, es probar su conexión.
A medida que te desplazas hacia abajo en el editor de webhook, notarás que el "Request Body" (Campo Requerido) y el "Test Variable Values" (Valores de la variable de prueba) ya están configurados. Por lo tanto, no hay necesidad de tocar nada allí.
Para probar su conexión, simplemente haz clic en el botón púrpura TEST.
Después de hacerlo, verás el estado de la prueba y la respuesta de la prueba. En nuestra respuesta de prueba, puedes ver que el webhook está funcionando ya que creó el ID del registrante y sacó la información del webinar incluyendo:
- ID del Webinar
- Tópico (nombre del webinar)
- Hora de inicio del Webinar
- Y la URL única para acceder
Guarda esta configuración y sal del brick haciendo clic en "BACK TO BOT" en la esquina superior derecha de la interfaz.
5. Configura el Tracking
Ahora es el momento de configurar su seguimiento (o Tracking).
Pasa el cursor sobre el brick de "Tracking" y haz clic para editar.Una vez dentro, verás la simple anatomía de la configuración que incluye el bloque de integración de Google Analytics y un simple bloque de código preestablecido de seguimiento de Facebook Pixel:
Google Analytics Tracker
Haz clic en el bloque "Google Analytics" para abrir el editor.
Antes que nada, debes agregar el ID de seguimiento de Google Analytics a tu chatbot. Para recuperarlo:
- Accede a tu cuenta de Google Analytics.
- Haz click en Admin.
- Selecciona una cuenta del menú en la columna ACCOUNT.
- Selecciona una propiedad del menú en la columna PROPERTY.
- En PROPERTY, haz clic en Tracking Info > Tracking Code. Tu ID de seguimiento se muestra en la parte superior de la página.
Una vez que lo tengas, haz clic en "ADD" en el editor de integración.
Serás redirigido a la sección "Configuración" (Settings) de tu bot, como puedes ver en el ejemplo siguiente.Allí, en "SEO & Tracking" pega tu ID de Google Analytics en el campo designado.
Cuando hayas terminado, asegúrate de pulsar “Apply Changes” o el ID no se guardará.Si estás satisfecho con los nombres preestablecidos de la categoría de evento, la acción de evento, la etiqueta de evento y el valor de evento, no necesitas cambiar nada. De lo contrario, puedes actualizar estos campos a lo que tenga sentido en tu sistema de tracking.
Facebook Pixel Tracker
Para configurar tu seguimiento del píxel de Facebook, no necesitas tocar el bloque de código de Javascript (sólo quizás para cambiar el valor de registro de 10 a cualquier puntuación que esté usando).
Todo lo que necesitas hacer es conectar el pixel a tu bot de la misma manera que lo hiciste con Google Analytics:
- Vuelve a la Configuración Settings >> SEO & Tracking
- Pega el píxel de Facebook en el campo designado
- Haz clic en “APPLY CHANGES”
NOTA: Puedes encontrar el Pixel de Facebook en tu Administrador de Negocios de Facebook bajo "Administrador de Eventos". Si aún no has creado tu píxel de Facebook sigue las instrucciones de la documentación oficial de la ayuda de Facebook.
Eso es todo. ¡Sal del brick de seguimiento (o tracking) y ves al flujo principal!
6. Configura la Integración con Airtable
Lo siguiente en el "menú" es la integración de Airtable. Airtable es un SaaS que ofrece un sofisticado mecanismo de hoja de cálculo. Vamos a usarlo para registrar los datos de los registrados.
NOTA: Si no quieres usar Airtable, siempre puedes sustituirlo por la integración de Google Spreadsheets, que es más fácil de configurar y conectarlo a otra herramienta CRM que estés usando.
Al entrar en el brick de Airtable, notarás que sólo hay un bloque de webhook para tratar:
Haz clic en el bloque para abrir el editor de webhook y establecer la conexión con Airtable. Notarás que el proceso de configuración es muy similar al webhook de Zoom.
Antes que nada, necesitas crear una hoja de cálculo dedicada (o como lo llaman "una base") en Airtable:
Crear campos para:
- Nombre
- ID de Registro de Zoom
- Referido
Ahora estás listo para instalar el webhook.Como con el webhook de Zoom, primero necesitas configurar la URL en el campo URL & Method.La estructura de esta URL debe ser estructurada de la siguiente manera:
https://api.airtable.com/v0/<app_id>/<nameofthebase>
Para obtener esta URL, ve a Airtable, haz clic en 'HELP' en la esquina superior derecha y luego selecciona 'API documentation'.
Se cargará una nueva pestaña.Selecciona “AUTHENTICATION” en el menú de navegación lateral y copia la URL en “EXAMPLE USING BEARER TOKEN (RECOMMENDED)”
En nuestro caso eso sería:
https://api.airtable.com/v0/apptqArKQOX5YtWVX/Table%201
- <app_id> es igual a appwz4ws9b6VDg2sp
- <nameofthebase> es igual a Table%201 (basado en el nombre de la hoja Airtable que hemos creado)
Copia-pega la URL en el campo URL & Method y pasa al siguiente paso.
En la siguiente sección “Customize headers?”, necesitas obtener una clave de la API (la misma que cuando configuraste el webhook de Zoom).Vuelve a la página de documentación de la API de Airtable.
Ahora, si es la primera vez que configuras una API de Airtable, necesitas generar la clave en tu cuenta. Simplemente haz clic en el enlace "cuenta" en el primer párrafo de la sección de autenticación.
y genera la clave API:
Si no es la primeraz vez, simplemente marca la casilla “Show the API Key” box en la API Documentation y tu clave API aparecerá:
Your browser does not support the video tag.
Copia la clave de la API en la sección correspondiente de la siguiente manera:
Desplázate hacia abajo hasta la sección “Customize body?”.
Como en el caso del webhook de Zoom, la información que se enviará a Airtable ya está configurada en un formato apropiado, por lo que no es necesario cambiar nada.
NOTA: Necesitas asegurarte de que los títulos de las columnas en tu hoja de cálculo de Airtable son iguales a los que están dentro del cuerpo de la solicitud, de lo contrario el webhook no sabrá dónde guardar la información. En este caso “Name” “Email” “Zoom Registration ID” y “Referred”Haz clic en "TEST".
Si todo es correcto, el estado ('status') de respuesta será 200 y la respuesta será la siguiente:
Alternativamente, puedes comprobar tu hoja de Airtable. Si todo ha ido bien, la información se actualizará allí:
¡Guarda los cambios y vuelve al flujo principal!
7. Secuencia Final
A continuación, introduce el brick "Final".
La personalización de este bloque será más sobre el ajuste de los mensajes y preguntas para que se ajusten a su marca y al escenario del webinar.
El primer mensaje, informa al usuario que el registro se ha completado.
El bloque "Goal" que sigue mantiene un seguimiento de cada usuario que llega a este punto de la conversación. En otras palabras, tener un bloque "Goal" después de preguntas específicas permite rastrear fácilmente si el usuario ha pasado por un camino específico en el flujo.
Puedes comprobar las métricas del "Goal" (objetivo) en la sección "Analizar" del bot. Allí encontrarás una columna "Goal", que muestra el porcentaje de usuarios que han elegido el camino del flujo donde se encuentra el bloque.
La decisión de mantener o no el bloque "Goal" en tu registro para webinar depende de ti. Si crees que es redundante, simplemente bórralo y vuelve a conectar los bloques restantes o muévelo a otra parte del flujo donde creas que será más interesante para identificar pistas de calidad. (Por ejemplo, después de que el usuario decida "referir a un amigo" en el siguiente bloque.)
NOTA: No necesitas depender únicamente del bloque Goal para seguir el proceso de generación de clientes potenciales de chatbot. La nota adhesiva amarilla dentro de este bloque te aconseja que configures las notificaciones de correo electrónico o de Slack. Es una forma rápida y fácil de notificar a tu equipo de marketing o ventas sobre nuevos clientes potenciales calificados.
Cuando termines de ajustar los mensajes, preguntas y opciones de seguimiento/notificación de eventos, guarda tu progreso y vuelve al bot principal.
8. Ofrece una opción de Referral
Introduce el último brick en el flujo principal, "Refer a friend" (Recomendar a un amigo).
Este brick está compuesto de un solo bloque (por lo que realmente no necesita ser un brick, ha sido dispuesto de manera que se haga una plantilla auto-explicativa y fácil de seguir).
Ese bloque solitario dentro del brick "Refer a friend" es el "Goodbye Block", o bloque de despedida.
¡Este bloque te permite cerrar una conversación!
Además de personalizar el mensaje de despedida, lo más importante aquí es actualizar los enlaces de copiar-pegar y compartir en las redes sociales con la URL de la página de aterrizaje de tu bot.
Para saber cuál es la URL de tu bot:
- Sal del brick
- Ves a “Share” en la barra de navegación superior
- Selecciona “Share with a link"
- Copia el enlace para traerlo de vuelta al brick
Tanto en el mensaje como en la opción de compartir en los medios sociales, reemplaza el “Link_to_your_bot” con la URL pero asegúrate de mantener e ?referral=true
En caso de que te preguntes, de dónde obtendrás la información de referencia, esto es todo. Gracias a este campo oculto dentro de la URL puedes saber qué registrantes se registraron usando el enlace de referencia en lugar del directo.
Una vez hecho, haz clic en SAVE (Guardar) y sal del brick.
SUGERENCIA: Si quieres comprobar la experiencia del usuario final, haz clic en “PREVIEW” (Vista previa) en el builder. Podrás ver cómo se verá el bot e interactuar en un escritorio así como en un móvil.
9. Proporciona una Opción para Contactar
La segunda opción ofrecida por nuestro brick "Final" era una oportunidad para que el usuario se pusiera en contacto con nosotros.
Si no deseas proporcionar esta opción, simplemente elimina la opción del botón "Contáctenos" dentro del brick "Final" así como el "Equipo de Contacto" (Contact Team).
Sin embargo, si esto es algo que puede aportarte un valor adicional, adelante y haz clic para editar el brick "Equipo de contacto".Antes de comenzar a editar, observa una visión general del flujo para determinar qué caminos y opciones son relevantes y cuáles no.
Aunque el flujo dentro de este brick es bastante rico, no es complicado. No hay ganchos o webhooks de otras configuraciones más complejas.
Empecemos con el primer bloque:
El bloque ofrece al usuario tres razones para contactar:
- Comprar nuestro producto o servicio
- Trabaja para nosotros
- Relaciones Públicas y cobertura de los medios.
Si alguno de estos no se ajusta a tu objetivo, borra esa opción del botón y la ruta se desconectará.Ahora, cuando el usuario selecciona “Work for us” or “PR & Media Coverage” el bot ofrece la dirección de correo electrónico para contactar con el departamento/persona adecuada.
Sin embargo, cuando se trata de la opción “Buy our Product or Service” la plantilla procede a pedir al usuario un poco más de información. Luego, presenta al prospecto una opción para programar una llamada o un chat con alguien ahora.
Al seleccionar “Chat Now” se obtiene una divertida función “Human Takeover” que permite a tus agentes saltar a la conversación del bot y transformarla en una experiencia de chat en vivo.
Configurar el traspaso de bots a humanos con Landbot es bastante fácil. Todo lo que se necesitas es conectar el bloque con el resto del flujo. Puedes personalizar la toma de posesión asignándola (en este bot en particular) a uno o varios agentes en particular. Si no lo asignas a nadie, el bot empujará automáticamente la solicitud a la persona con menos conversaciones en su cola.
El bloque 'Human Takeover' tiene una salida ROSADA. Puedes usarlo para diseñar un flujo alternativo en caso de que no haya nadie disponible o el usuario intente ponerse en contacto fuera de las horas de oficina.
La plantilla del bot de registro del webinar ofrece una vez más al usuario la posibilidad de programar una llamada o simplemente esperar a ser contactado.
Siéntete libre de ajustar este flujo a tus necesidades!
10. Persuasión: Vender la idea de tu Webinar
Recuerda que al principio de nuestra plantilla el usuario tenía dos opciones:
- Registro
- Aprende Más
Bueno, la opción "Aprender más" (Learn More) lleva a un brick llamado "Persuasión" que es un espacio para que compartas más detalles sobre tu webinar. En otras palabras, persuadir a aquellos que todavía son escépticos sobre el registro.
Haz clic para editar el brick y usa este espacio para hacer un lanzamiento para tu webinar. ¿De qué se trata y por qué debería interesarle al usuario?Las dos salidas del brick conducen al registro del webinar o al brick de contacto.
Si no usas el “Contact Team” deberías aún así dar a tu lead una opción, no sólo obligarle a bajar el flujo de registro o a cerrar el bot. Este tipo de enfoque no es muy conversacional…Así que tal vez cambia el botón de contacto a algo como "No gracias, esto no es para mí" seguido de un bloque de "Despedida/Goodbye".Cuando termines, guarda todos los cambios y eso es todo.
La plantilla de adquisición de tu webinar está TOTALMENTE optimizada.
11. Hiper-Personalizar tu Campaña de Email Marketing
En el título, este post promete crear un registro de webinar de 1 click para los prospectos que ya están en tu lista de emails.
Optimizar tu bot para hacer justamente eso con Landbot es bastante simple y todo gira en torno a los campos ocultos (hidden fields).
Los campos ocultos esconden las variables que contienen la información del usuario en la URL del bot.Para configurar los campos ocultos, haz clic en la sección "Settings" en la barra de navegación superior.
Selecciona "Hidden Fields" en el menú lateral:
Y, una por una, añade las variables que quieres que el bot conozca.Incluimos @referral porque estamos usando este campo oculto para rastrear los registros de referencia. Y, también añadimos @nombre y @correo electrónico porque son las dos informaciones necesarias para registrarse en el seminario web con Zoom.
Es necesario ajustar la URL del bot de autogeneración incluyendo estas variables como en el caso de la variable @referencia:
your-bot-url.io?referral=true
La secuencia de URL añadida siempre sigue la estructura:
question mark sign - variable name - equals sign - true value of the variable
Para que este sistema funcione con email marketing, necesitas que el bot extraiga los datos variables de la base de datos de tu herramienta interna de email marketing.
Por lo tanto, necesitas completar el resto de la configuración dentro de tu sistema de email marketing - vamos a utilizar Mailchimp.
A diferencia del caso de @referral, el nombre y los valores de correo electrónico de la variable siempre serán diferentes. Sin embargo, no puedes decir simplemente ?name=@name porque Mailchimp no reconoce el mismo formato de variable que Landbot.
Por lo tanto, para asegurarse de que Mailchimp (o cualquier otra herramienta de marketing por email) entiende la petición, es necesario utilizar el sistema que la herramienta utiliza para almacenar los datos.
CONSEJO: Si no estás seguro de cómo tu herramienta etiqueta sus variables, simplemente búscalo en Google o consulta sus documentos de ayuda.Por ejemplo, Mailchimp llama a las variables "MERGE TAGS" y utiliza un formato con letras mayúsculas rodeadas de separadores y asteriscos:
*|SAMEPLEFORMAT|*
Para fusionar tus variables Landbot con Mailchimp usa el signo igual para decirle a Mailchimp que cuando el bot dice @name significa *|FNAME|* y así sucesivamente. De esta manera el sistema sabe que estas categorías de datos son las mismas.
En la práctica, la URL extendida se vería así:
your-bot-url.io?name=*|FNAME|*&email=*|EMAIL|*
Así que, cuando diseñes tu correo electrónico de invitación al webinar, añade esta URL modificada a la CTA
Cuando un usuario hace clic en esta URL, el bot de registro del webinar sacará esta información de MailChimp haciendo que su registro sea un evento de un solo clic.Mira este vídeo para un tutorial paso a paso sobre la creación de campos ocultos para tu campaña de correo electrónico:
Qué es lo siguiente?
Bueno, ¡esto es todo!Esperamos que este tutorial para construir tu propio bot de registro de webinar para hacer que la generación de clientes potenciales sea un poco más fácil y divertida.
Al menos para la parte técnica... ¡ahora viene la parte divertida de personalizar y diseñar la experiencia del 'front end'! El editor de Landbot te da la libertad de diseñar un bot que se ajuste a tu marca visualmente también!
Una cosa es segura, ¡verás algunos cambios positivos en tu tasa de conversión!¿No nos crees?
¡Bueno, la única manera de averiguarlo es intentarlo!
Regístrate con Landbot y Comprueba Nuestra Plantilla de Registro de Webinar!
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