Series de Marketing Webinars – Parte II: Cómo Construir un Webinar Bot de Participación

El chatbot de registro de webinar es la primera etapa en el embudo de conversión del webinar. Para mantener a los asistentes informados e interesados, pasa el testigo al bot de participación para webinar.

De hecho, la adquisición de incripciones no es la tarea más difícil cuando se trata de la comercialización del webinar. La parte más difícil es mantener a los inscritos interesados y comprometidos y conseguir que asistan.

En otras palabras, dejar que la comunicación desaparezca después de la suscripción no es realmente una opción.

Necesitas mantener la idea de tu webinar viva sin parecer demasiado insistente. La mejor manera de lograrlo es dar a los asistentes una opción para participar en sus propios términos.

Por lo tanto, en este tutorial, mostraré cómo optimizar una de nuestras plantillas prediseñadas para aumentar el participación antes y durante el seminario, tal como se presenta en nuestro Playbook de Marketing para webinars.


¿Qué es un Webinar Bot de Participación?


Un webinar bot de participación es un software de conversación que permite a los asistentes al webinar enviar preguntas o votar sobre las preguntas ya enviadas para que sean respondidas durante la sesión de preguntas y respuestas del webinar.

Puedes lanzar el bot antes del webinar para crear publicidad, así como mantenerlo activo durante el webinar para permitir que entren más preguntas. Puede funcionar en la web, WhatsApp, Facebook Messenger u otros canales de aplicaciones de mensajería.


¿Por qué Usar un Webinar Bot de Participación?


Hay varias razones para no detener la participación de los chatbots en tu estrategia de marketing de webinar todavía…

☝️ Participación a través del Chatbot


Los bots son famosos por fomentar más participación que los formularios, landing pages, u otras formas pasivas de comunicación. Fomentan la interacción y dejan el control en manos del usuario.

☝️ Resumen de la Audiencia


El uso del webinar bot de participación te permite tener una buena idea de lo que le interesa a tu audiencia antes de que el webinar se lleve a cabo. Así, si ves un cierto tipo de pregunta que ya está en tendencia, tienes tiempo para ajustar tu agenda de webinar para hacer la experiencia lo más valiosa posible.

☝️ Personalización


Las conversaciones por chatbot involucran a tu audiencia de manera personal permitiéndoles dictar su propia experiencia de usuario.

En otras palabras, tu webinar bot de participación puede servir para una variedad de propósitos. Aunque su principal objetivo será recoger y votar preguntas, también puede introducir opciones para ponerse en contacto o averiguar más sobre el producto.


Cómo Construir un Webinar Bot de Participación: Tutorial sin Código (No-Code)


Ahora es finalmente el momento de mostrarte cómo crear un webinar bot de participación de forma rápida y eficiente usando una plantilla de flujo de participación de webinar cuidadosamente pre-diseñada en el constructor de chatbot Landbot.

Así que, sin más preámbulos, ¡vamos a ello!

1. Regístrate o Accede al Dashboard


NOTA: Si aún no tienes una cuenta Landbot regístrate aquí. Es gratis (no se requiere información de la tarjeta de crédito) y ofrece una prueba gratis de 5 días.

En el panel de control de Landbot, haz clic en el botón «Build a Chatbot» en la esquina superior derecha.

A continuación, selecciona el canal para tu bot, en este caso la web.

La interfaz te redirigirá automáticamente a la biblioteca de plantillas.

Dirige tu atención a la sección de plantillas y localiza la llamada «Webinar Engagement».

Si quieres hacerte una idea de la experiencia del cliente, haz clic en el icono del ojo para ver e interactuar con el bot en un modo de vista previa.

Haz clic en «Use This» para comenzar

2. Familiárizate con la Plantilla


Después de que aterrices en el interior del constructor, tómate un tiempo para obtener una visión general de la plantilla que vas a personalizar.

webinar-bot-de-participación

La plantilla del robot de participación en webinar está organizada en bloques (clusters) para una mejor supervisión y gestión.

El flujo principal se divide en dos caminos principales justo al principio:

  • Airtable – Vote
  • Airtable – Ask

Aunque los ‘bricks’ siguen interconectados, lo que significa que después de pasar por uno, todavía tienes la opción de visitar el otro.

El flujo entonces se unifica en el ‘brick’ final donde el usuario puede abandonar el flujo o elegir una de las dos opciones también presentes en el bot de registro del webinar:

  • Recomendar a un amigo
  • Equipo de contacto

Por último, pero no menos importante, hay un bloque independiente llamado «Persistent Menu» que hace que la opción de hacer o votar una pregunta esté disponible permanentemente en la cabecera del bot.

3. Personaliza tu Mensaje de Bienvenida


El primer paso hacia la personalización es muy simple.

Simplemente personaliza el bloque de bienvenida preestablecido para reflejar el tono de su marca y el escenario del webinar.

En general, el mensaje de bienvenida puede ser tan largo o corto o tan relajado o formal como se desee. Puede incluir un gif, una imagen, un vídeo, o incluso contenido descargable. Realmente depende del tipo de participación que quieras lograr, así como de lo que creas que será más atractivo para tu público objetivo.

En general, sin embargo, tu bot de participación no debe ser muy diferente (en términos de diseño, tono y personalidad) de tu bot de registro. Quieres llevar adelante la relación establecida en el proceso de registro.

Sin embargo, la información que no puede faltar en el mensaje de bienvenida del bot de participación del webinar es su propósito. Debe quedar claro desde el principio lo que el bot está ahí para hacer por el usuario.

4. Airtable – Ask a Question (Realizar una Pregunta)


Pasa el ratón por encima del ‘brick’ «Airtable – Ask» y cuando aparezca el botón de edición haz clic para entrar.
airtable-integracion-pregunta

Una vez dentro, podrás ver la anatomía del ‘brick’:

personalizar-airtable-brick

  • Bloque de condiciones

Notarás que este flujo se inicia con un bloqueo de Condiciones.

¿El motivo? El flujo está configurado para ofrecer la opción de hacer otra pregunta después de presentar la primera.

conditional-logic-bloque

Esta condición permite al bot separar a los «primerizos» de aquellos que decidieron presentar más de una pregunta.

Por lo tanto, si la condición no se cumple, la variable @second_round no es igual a «Ask Another Question» el bot dirigirá al usuario a través de la salida “FALSE” (rosada) diseñada para los casos en que se trata de la primera ronda de los usuarios.

Sin embargo, si la condición es verdadera, los usuarios son dirigidos a través de la salida “TRUE” (verde) cuyo flujo se ajusta para los usuarios que decidieron hacer otra pregunta:

webinar-bot-de-participación-pregunta

Naturalmente, eres libre de personalizar el texto y las imágenes utilizadas en estos bloques para que se adapten a tu estilo y tono de bot.

  • Bloque de texto de la pregunta

Después de esto, llega el momento de dejar que el asistente presente su pregunta guardándola bajo una variable @new_question:

webinar-bot-de-participación-hacer-pregunta

Después del bloque de preguntas para el usuario viene un bloque de Botones.

Aquí, el bot da a la persona la oportunidad de confirmar o cambiar la pregunta en caso de que se haya equivocado o haya cambiado de opinión:

confirmacion-pregunta

Si el usuario selecciona “No, I need to change it”, el webinar bot de participación lo redirige de nuevo al bloque de envío de preguntas.

Sin embargo, si todo está en orden, la pregunta se subirá a Airtable, un sofisticado mecanismo de hoja de cálculo.

¡Es hora de configurar nuestro primer webhook!
  • Configurar Webhook de Airtable

Aunque la verdad sea dicha, la mayor parte del proceso de configuración está completo, todo lo que necesitas hacer es conectar tu cuenta y hoja de Airtable.

Antes que nada, debes crear una hoja de cálculo dedicada (o como Airtable la llama «una base») en Airtable:

crear-airtable-base

Crea campos para:

  • Pregunta (Formato: Texto)
  • Votos (Formato: numérico)

Ahora estás listo para instalar el webhook.

Vuelve al constructor y haz clic en el bloque «Webhook» para abrir el campo de edición avanzada a la izquierda

En primer lugar, hay que configurar la URL en el campo URL & Method.

configurar-airtable-webhook

La estructura de este URL debe estructurarse de la siguiente manera:

https://api.airtable.com/v0/<app_id>/<nameofthebase>

Para obtener esta URL, ve a tu base de Airtable, haz clic en “Help” en la esquina superior derecha y selecciona API documentation.

airtable-api-documentacion

Se cargará una nueva pestaña.

Haz clic en “AUTHENTICATION” en el menú de navegación y copia la URL en “EXAMPLE USING BEARER TOKEN (RECOMMENDED)”

airtable-api-documentatcion-URL

En este caso de muestra eso sería:

https://api.airtable.com/v0/apphDlefZNo0fDhBs/Table%201

  • <app_id> equals apphDlefZNo0fDhBs
  • <nameofthebase> es igual a Table%201 (basado en el nombre de la hoja Airtable que hemos creado)

Copia-pega la URL en el campo URL & Method y pasa al siguiente paso.

Concentra tu atención en la siguiente sección: “Customize headers?” («¿Personalizar los encabezados?»)

Aquí, necesitas obtener tu clave API de Airtable.

Para ello, vuelve a la página de documentación de Airtable API. Marca la casilla «Show the API Key» y aparecerá tu clave API:

airtable-api-key-webinar-bot-de-participación

Copia la clave y pégala en la sección apropiada en el constructor de Landbot:

webinar-bot-de-participación-api-clavePara proceder, desplázate hacia abajo hasta la sección “Customize body?» («Personalizar el cuerpo?”).

La información que queremos enviar a Airtable ya está preparada para ti en el formato necesario. Por lo tanto, no hay necesidad de hacer ningún ajuste.

webhook-body-webinar-bot-de-participación

Verás que la columna de usuario «Question» en la hoja debe ser actualizada con la variable @new_question que representa la pregunta recién enviada.

Por otra parte, la columna «Votes» (“Votos”) refleja un valor numérico de 1 en lugar de una variable. De esta manera, cuando una nueva pregunta entra, obtiene automáticamente un voto que representa el voto de su creador.

  • Testea el Webhook de Airtable

Cuando te desplaces hacia abajo, verás un gran botón morado de TEST y debajo de él, algunos valores de variables de prueba para ayudarte a probar la configuración.

Así que, ¡adelante y haz clic en ese botón!

Si su conexión es correcta, la respuesta de la prueba indicará un estado 200 y datos actualizados:

airtable-webhook-webinar-bot-de-participación

O, puedes comprobar la base de tu Airtable para ver si los datos han pasado!

airtable-webhook-test-webinar-bot-de-participación

Guarda los cambios que hiciste en el webhook y pasa al siguiente y último bloque de este ‘brick’.

bloque-botones-opciones

El último bloque ofrece al usuario tres opciones:

  • Hacer otra pregunta (un botón que lleva al primer bloque de «Condiciones»)
  • Votar por una pregunta de otros usuarios (un botón que lleva al otro camino en el flujo)
  • Finalizar (un botón que mueve la conversación al siguiente nivel – el ‘brick’ «Final»)

Aquí, ajusta el texto como te parezca. Cuando termines, sal del ‘brick’ y vuelve al flujo principal.

5. Airtable – Votar por una Pregunta


Ahora, pasa el cursor sobre el ‘brick’ «Airtable – Vote» y haz clic para entrar.

webinar-bot-de-participación-vota-pregunta

Como en el ‘brick’ anterior, antes de ir al grano, tómate tu tiempo para familiarizarte con el flujo.

webinar-bot-de-participación-pregunta-voto

Como puedes ver, este ‘brick’ comienza con un webhook… un webhook de Airtable.

¿Por qué?

Bueno, si alguien quiere votar sobre las preguntas enviadas por otros, ¡primero tiene que descargarlas de tu base!

  • Recuperar el ‘Question ID’ de Airtable

Haz clic en el webhook para abrir la sección de edición.

Para personalizar la sección de ‘URL y Method’ y el campo “Customize body? sigue el mismo proceso que en el ‘brick’ anterior. La única diferencia en la configuración es la acción que ahora está configurada como «GET» en lugar de «POST» ya que estaremos recuperando datos de Airtable, y no enviándolos.

airtable-datos-webinar-bot-de-participación

Una vez más, los valores de prueba están preestablecidos, así que sólo hay que pulsar el botón TEST para ver si la conexión funciona correctamente.

test-webhook-conexionSi todo está bien, verás el estado de respuesta de 200.

A continuación, desplázate por el final del área de edición de webhook a la sección «Guardar respuesta». No hay necesidad de cambiar nada, aunque es importante señalar que guardará los datos descargados de Airtable bajo la @arrayquestion en un formato de matriz.

Guarda los cambios y fíjate en el bloque de «Dynamic Data».

  • Configurar el bloque «Dynamic Data»

Haz clic en el bloque para abrir el editor.

El bloque «Dynamic Data» permite ajustar las opciones que se muestran al usuario en tiempo real basándose en las últimas actualizaciones de la base de datos:

configurar-dynamic-data-landbot

Aunque el bloque puede parecer un poco complejo, no es necesario hacer mucho aquí.

Naturalmente, puedes ajustar el texto en el campo «Question Text» como desees.

“Select the array to iterate” («Seleccionar la matriz para iterar») es una sección donde se indica la información que se desea importar y mostrar en esta pregunta. Ya está configurado en @arrayquestion para recuperar y mostrar todas las preguntas que has recogido hasta ahora.

Deja la parte de “It’s an Array of” establecida a “OBJECTS” como está.

Ahora, en “Show data as” («Mostrar datos como») ofrece un pequeño margen de maniobra.

Generalmente, puedes decidir mostrar las preguntas como:

  • Botones
  • Tarjetas (imágenes)
  • Autocompletar

dynamic-data-opciones

NOTA: La opción de las cartas, en este caso, está fuera de la cuestión ya que no tiene imágenes para asociar con las preguntas. Esta configuración es usualmente aprovechada en el comercio electrónico para mostrar el producto en vivo.

Sin embargo, puedes elegir si mostrar las preguntas enviadas como botones o en forma de autocompletar.

La elección de una u otra depende del número de preguntas que esperas. No querrás terminar con el bot mostrando 50 botones en cada uno. Así que, si el volumen esperado es bastante alto, opta por las opciones de autocompletar. De esta manera, los usuarios pueden simplemente hacer clic para empezar a escribir y aparecerá una lista de todas las preguntas de forma autocompleta.

Botones:

dynamic-data-botones

Autocompletar:

Después de que el usuario haya votado, necesitamos actualizar ese voto en Airtable.

  • Recuperar Pregunta Específica & Votos desde Airtable para Procesar una Actualización

Para hacer eso, primero, necesitamos recuperar la pregunta y su número de votos de Airtable y luego enviar el resultado actualizado.

Guarda los cambios en el bloque de ‘Dynamic Data’ y pasa a editar el siguiente webhook.

Allí una vez más repite la configuración para la URL y la clave API. Sin embargo, esta vez, haz una pequeña adición al URL añadiendo la variable @id_question:

airtable-webhook-informacion

Haz clic en TEST.

Después de que la prueba sea exitosa, comprueba los resultados de la misma y toma nota del «id» de la pregunta (fila) asignado automáticamente a Airtable, ya que lo necesitaremos más adelante.

airtable-webhook-respuesta

Cuando te desplaces hacia abajo a la sección de respuestas, verás que estamos trayendo de vuelta los datos de @question y @vote.

airtble-webhook-respuesta

  • Realizar el Cálculo con el bloque «Set a Variable”

Ahora que tenemos eso, es el momento de calcular los votos, acción realizada por el bloque «Set Variable».

variable-votos-calculo

No es necesario hacer cambios aquí, pero siempre es bueno comprobar cómo funciona. Básicamente, el bloque actúa como una calculadora sumando @vote que es el valor actual del voto de la pregunta con +1 (el voto más reciente).

Después de realizar el cálculo, el bot está listo para actualizar los nuevos datos en Airtable.

  • Actualizar los datos de Airtable con el nuevo voto

Haz clic en el bloque para abrir el editor de webhook y repite la configuración de la URL y la clave API del webhook anterior con la URL incluyendo @id_question.

airtable-landbot-webhook-webinar-bot-de-participación

Verás que la acción ahora está configurada como «PATCH»; estaremos ajustando el nuevo número de votos sobre el anterior.

Ahora, antes de hacer clic en «TEST», necesitas hacer un pequeño ajuste. Ve a «Set test Variable Values» y actualiza la «id_question» para que sea igual al ID generado en el webhook anterior. Si no lo haces, la prueba no funcionará ya que el ID de la plantilla no se corresponde con tus hojas de cálculo.

airtable-webhook-test-valores

Si todo está en orden, la respuesta de la prueba aparecerá de la siguiente manera:

airtable-webhook-testear-respuesta

También puedes comprobar si el número de votos se actualiza en tu hoja de Airtable.

  • Personalizar el resto del bloque

El siguiente bloque simplemente resume la acción del usuario revelando cuántos votos tiene la pregunta hasta el momento. Si no quieres ajustar el texto o el gif, simplemente pasa al siguiente bloque.

engage-leads-registrados

Para concluir, el bloque «Airtable – Ask» se envuelve con dos bloques de Botones:

  • El primero ofrece la opción de votar por otra pregunta
  • El segundo ofrece al usuario terminar o hacer su propia pregunta

chatbot-opciones-usuario

Una vez más, si estás contento con el texto, simplemente sal del ‘brick’ para seguir adelante.

6. El Final – Dar las Gracias


La disposición del ‘brick’ «Final» es muy simple. Consiste en:

  • Bloque de mensajes agradeciendo al usuario por su contribución
  • Bloque de objetivos (Goal) para rastrear a todos los que lleguen a esta etapa de la conversación (visible en la analítica incorporada de Landbot) ya que este es el principal punto de conversión para tu webinar bot de participación
  • Bloque de botones para introducir más opciones para recomendar a un amigo o contactar con el equipo Landbot.

final-Brick-webinar-bot-de-participación

La inclusión de la opción de «Refer a friend» (“Recomendar a un amigo) como en el bot de registro, ayuda a fomentar las remisiones incluso después de que se haya completado el registro. Dado que puede desplegar el bot de participación antes del webinar, la simplicidad del mismo aumenta la probabilidad de que tu webinar sea compartido.

Una vez más, el hecho de ofrecer la opción de contactar con tu equipo demuestra tu apertura a la comunicación, así como facilita a los usuarios la consecución de su objetivo en caso de que quieran hablar con su equipo directamente.

Sin embargo, si no deseas incluir estas opciones, simplemente elimine el bloque y añade un bloque de «Adiós» en su lugar.

Cuando hayas terminado, sal del bloque para volver al flujo principal..

7. Recomendar a un Amigo


Entra para editar el ‘brick’ de «Refer a Friend».

Este ‘brick’ está compuesto de un solo bloque. Por lo tanto, no es necesario que sea un ‘brick’, ha sido diseñado de esta manera para hacer la plantilla más auto-explicativa y fácil de seguir.

Ese bloque solitario en el interior es el bloque «GoodBye» casi idéntico al del chatbot de registro del webinar.

bloque-final-configurar-webinar-bot-de-participación

¿Qué necesitas hacer para optimizarlo?

  • Personalizar el texto del mensaje de despedida para que se ajuste al tono de tu marca y al escenario del webinar
  • Cambia el enlace en el mensaje de despedida con el enlace de tu webinar bot de registro del seguido de ?referred=true for tracking
  • Cambia el enlace en la sección «URL social share» con el bot de registro URL seguido de ?referred=true for tracking
  • Personaliza tu “Share Description” («Descripción para compartir») predeterminada, que es el mensaje que aparecerá en los medios sociales cuando se comparta tu bot.

Guarda todos los cambios y pasa al siguiente bloque.

8. Equipo de Contacto


La segunda opción ofrecida por nuestro ‘brick’ «Final» era contactar con el equipo.

Si previamente creaste el bot de registro del webinar ya sabes lo que te espera aquí. Sin embargo, los principiantes deben tomarse su tiempo y obtener un entendimiento general del flujo antes de empezar a personalizarlo.

webinar-bot-de-participación-contact-us

Aunque el flujo dentro de este ‘brick’ es bastante rico, no es difícil de entenderlo y ajustarlo a tus necesidades.

El primer bloque ofrece al usuario identificar una de las tres razones para contactar:
  • Comprar nuestro producto o servicio
  • Trabaja para nosotros
  • Relaciones Públicas & cobertura de los medios de comunicación

Ahora bien, estas opciones no son universales. Así que, si no se aplican a tu caso de uso particular, asegúrate de borrar algunas o añadir otras diferentes.

En esta plantilla, verás que las opciones “Work for us” y “PR & Media Coverage” conducen a bloques de mensajes que ofrecen direcciones de correo electrónico de contacto para que los usuarios puedan ponerse en contacto con el departamento/persona adecuada sin que se les pase por alto.

Por otro lado, la opción “Buy our Product or Service” procede a pedir al usuario un poco más de información. A continuación, presenta al prospecto con una opción para:

  • programar una llamada
  • ser transferido a un agente vivo

preparar-llamada-vs-human-take-over

Cuando se trata de la opción “Schedule a Call”, en el bloque de mensajes que le sigue, ¡recuerda actualizar el enlace con el de tu calendario personal o el de tu equipo!

La opción «Chat Now» lleva a una divertida función llamada “Human Takeover” («Toma de posesión humana») que permite a tus agentes saltar a la conversación y transformarla en un chat en vivo.

La configuración del traspaso de bot a humano con Landbot es ridículamente fácil.

human-takeover-webinar-bot-de-participación

Literalmente sólo necesitas conectar el bloque al resto del flujo. Y, como esto es una plantilla, eso ya se ha hecho por ti.

Todo lo que queda es que decidas si quieres asignar esta toma de posesión a agentes específicos o dejarla por defecto. Si no lo asignas a nadie, el robot automáticamente enviará la solicitud a la persona con menos conversaciones en su cola.

El bloque Human Takeover proporciona una salida ROSADA. Puedes usarlo para proponer un camino alternativo en caso de que ninguno de tus agentes esté disponible.

La plantilla del webinar bot de participación ofrece al usuario la posibilidad de hacerlo:

  • programar una llamada
  • espera a ser contactado

El ‘brick’ envuelve las cosas con un simple bloque de adiós que puedes personalizar a tu gusto.

9. Menú Persistente


Por último, pero no menos importante, tenemos el algo extraño bloque «Menú persistente» presente en el flujo principal.

persistent-menu-landbot-bloque

Como puedes ver se comporta un poco como un bloque de bienvenida alternativo que se conecta a la alimentación principal. Para explicarlo con claridad, este bloque permite incluir un menú de botones permanente en la cabecera del bot.

Es especialmente útil en este caso, ya que el usuario puede volver varias veces para votar o enviar una nueva pregunta, momento en el que puede ir directamente a las empresas haciendo clic en los botones de la cabecera.

Así es como se manifiesta el bloque en la parte ‘front-end’:

persistent-menu-front-end

No hay mucho que editar aquí además del texto de los botones. Por lo tanto, si estás de acuerdo, guarda los cambios y procede a personalizar el diseño del bot y otros ajustes!


Qué Sigue?


Ahora el webinar bot de participación está listo para impulsar la participación y, al hacerlo, promover el contenido del webinar.

A medida que se involucra a los participantes, es probable que también fomente la generación de nuevos clientes potenciales, ya que mantiene viva la idea del webinar y aumenta las posibilidades de compartir y de obtener referencias para complementar sus esfuerzos de marketing en los medios sociales.

Mantén este robot activo antes y durante tu webinar.

Una vez que hayas termines, es hora de construir el próximo y último chatbot de esta serie, ¡el bot de conversión de webinar!